#28 - Clevere Betriebsmittelbeschaffung - Weniger Lastenheft gleich mehr Erfolg im Mittelstand

00:00:00: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge fix und fertig der

00:00:04: Betriebsmittel Podcast. Heute reden wir darüber wie

00:00:08: du deine Betriebsmittel clever beschaffen kannst und

00:00:11: warum weniger Lastenheft manchmal ein bisschen

00:00:15: mehr ist. Mehr dazu nach dem Intro.

00:00:33: Ja, vielleicht kennst du die Situation, weil du als Einkäufer in einem

00:00:36: mittelständischen Unternehmen unterwegs bist oder vielleicht bist du auch der Geschäftsführer

00:00:40: und bist in die Prozesse der Betriebsmittelbeschaffung

00:00:45: noch mit eingebunden. Oft ist es so, in dem klassischen

00:00:49: Mittelständler, der Baugruppen produziert, dass er teilweise

00:00:52: wirklich seine Vorrichtung und seine Betriebsmittel auch

00:00:56: noch selbstfertigt, selbst aufbaut, selbst konstruiert,

00:00:59: diese ganze Fertigungskette in seinem Unternehmen noch integriert

00:01:03: hat. Dabei gibt es dann oft das Problem, dass das

00:01:07: Kerngeschäft ja die Baugruppenproduktion ist und

00:01:11: die Anfertigung der Betriebsmittel ein Stück

00:01:14: weit nebenbei läuft. Und das läuft dann auch immer sehr sehr in Höhen und Tiefen

00:01:18: ab, wenn es einen großen neuen Auftrag begibt, dann hat die

00:01:22: Konstruktion und im Anschluss auch die Fertigung viel zu tun. Die

00:01:25: Produkte werden dann auf den bestehenden Anlagen integriert, bis die Fertigung

00:01:29: dann läuft und dann ist es letztendlich so, dass diese

00:01:33: Fertigung erstmal anläuft und es dauert einen Moment bis vielleicht das

00:01:36: nächste Produkt wieder mit dazu kommt und das ist wirklich für

00:01:40: viele Unternehmen mittlerweile ein ausschlaggebender Punkt neben

00:01:43: dem Fachkräftemangel, der auch noch mal mit dazu kommt und

00:01:47: neben der Tatsache, dass sie einfach in der Produktion

00:01:51: effizienter gestalten wollen, dass sie vielleicht ihre Betriebsmittel

00:01:55: effizienter aufbauen wollen und dass sie einfach neue

00:01:59: Ideen, neue Konzepte von externen Unternehmen, die

00:02:02: wirklich darauf spezialisiert sind, Vorrichtungen aufzubauen,

00:02:06: dass sie das mitnehmen wollen und sich deshalb entscheiden,

00:02:10: in den Prozess der Betriebsmittelbeschaffung, der Vorrichtungsbeschaffung

00:02:14: oder auch der Werkzeugbeschaffung entsprechend mit einzusteigen.

00:02:18: Und wie das aussehen kann, wie wir das mit zwei

00:02:21: Referenzkunden mittlerweile eins zu eins genau so

00:02:25: umgesetzt haben, darüber wollen wir heute ein Stück

00:02:29: weit sprechen Und das ist im

00:02:32: ersten Moment eigentlich der Punkt, wo viele

00:02:36: Einkäufer, viele Geschäftsführer sich auch hinsetzen und sagen als allererstes

00:02:39: brauche ich ein Lastenheft. Ich muss alles zusammengeschrieben haben,

00:02:43: damit ich alle Informationen sicher übergeben

00:02:47: kann, damit ich dem Lieferanten sagen kann, das ist genau das, was ich haben

00:02:50: will. Und das führt dann in der Regel eigentlich dazu, dass

00:02:54: es ganz ganz oft sehr sehr lange dauert, wenn man nämlich keinerlei

00:02:58: Erfahrung mit der Erstellung von Lastenheften hat, bis man so weit ist,

00:03:01: dass man das Lastenheft überhaupt fertig hat und auf der

00:03:05: anderen Seite führt es dazu, dass es oft seitenweise

00:03:09: PDFs, Powerpoints etc. Generiert werden, die es

00:03:13: dem klassischen Vorrichtungslieferanten dann auch

00:03:16: wiederum schwierig machen, weil der erstmal lesen, lesen, lesen,

00:03:20: lesen, lesen muss. Und das ist letztendlich auch nicht unbedingt das,

00:03:24: was dann irgendwo zielführend ist. Deswegen mein Vorschlag,

00:03:28: erstmal auf die Suche begeben nach einem passenden Lieferant. Da hast du

00:03:32: verschiedene Möglichkeiten. Entweder gehst du über Google oder du gehst

00:03:36: über LinkedIn oder du wählst im Idealfall am besten

00:03:39: sofort mal eine Telefonnummer, dass wir beiden zusammenkommen und uns miteinander

00:03:43: unterhalten können. Und dann wäre der klassische Ablauf eigentlich so, dass man sagen kann,

00:03:47: komm, wir haben hier dieses Problem, wir haben uns entschieden, wir möchten

00:03:51: gerne eine Schweißvorrichtung, eine Montagevorrichtung, eine klebevorrichtung

00:03:55: erstmalig zukaufen lass uns mal zusammenkommen lass uns mal

00:03:58: zusammensetzen damit wir dir einmal zeigen können was

00:04:02: denn eigentlich die Problemstellung so ist. Und

00:04:06: dann gehört zu dem Ganzen in meinen Augen

00:04:10: das Abstecken gewisser Rahmenbedingungen. Das fängt

00:04:13: zum einen damit an, dass der Lieferant klar definiert,

00:04:17: wie er sich das denn vorstellt, dass er beispielsweise sagt, ich habe hier eine

00:04:21: automatisierte Zelle, da möchte ich ein zusätzliches Produkt

00:04:24: auf integriert haben, dass ich einfach eine zusätzliche

00:04:28: Baugruppe dort schweißen kann oder herstellen kann oder ich habe

00:04:32: eine Baugruppe, die ich in sehr geringer Stückzahl fertigen muss, die möchte ich

00:04:36: gerne als manuelle Schweißvorrichtung haben und dass man

00:04:39: einfach über den groben Rahmen einmal spricht, dass der

00:04:43: Kunde wirklich auch klar kommunizieren kann, was er möchte,

00:04:47: wo er sagt, ich möchte vielleicht auf jeden Fall

00:04:50: manuelle Spanner oder ich möchte auf jeden Fall Chromatic Spanner. Ich

00:04:54: möchte auf jeden Fall diese Art oder diese Hersteller von

00:04:58: Sensoren, weil die habe ich bei mir im Unternehmen schon. Die Instandhaltung

00:05:01: beispielsweise kennt sich damit aus, die Instandhaltung weiß wie damit umzugehen

00:05:05: ist, vielleicht gibt es einen gewissen Lagerbestand an

00:05:09: Ersatzteilen die einfach da sind und dann macht es ja Sinn sich

00:05:12: auf diese Produkte, auf diese Kaufteile wieder mit

00:05:16: aufzusatteln und zu sagen okay das nutzen wir. Dann ist es

00:05:19: ganz wichtig, dass der Kunde auch wirklich

00:05:23: mal offen und ehrlich kommuniziert, was waren denn die Probleme in der

00:05:27: Vergangenheit. Ja wir haben über viele viele Jahre selber Vorrichtungen

00:05:31: gebaut, selber Vorrichtungen gefertigt, aber unterm Strich

00:05:34: hatten wir auch immer wieder Probleme und diese Probleme

00:05:38: ehrlich mit auf den Tisch zu legen und auch ehrlich darüber zu sprechen

00:05:42: hilft uns als Lieferanten dann wieder diese mit

00:05:46: aufzunehmen und die auch einfach in Zukunft dann irgendwo abzustellen.

00:05:50: In dem Zuge ist es dann auch wichtig, dass man auch die

00:05:54: Engineering-Phase schon betrachtet. Das heißt, man muss

00:05:57: darüber sprechen, wie der Kunde sich letztendlich das Datenpaket

00:06:01: vorstellt, was er nach dem Projekt oder bei der Inbetriebnahme

00:06:05: übergeben bekommt. Reicht es ihm aus, dass er

00:06:08: einen 3D-Datensatz von seiner Vorrichtung und von seiner

00:06:12: Anlage hat mit einer Stückliste als PDF-Datei

00:06:16: oder möchte er vielleicht wirklich unbedingt auch noch

00:06:19: 2D-Zeichnung, also Zeichnungsableitung von allen

00:06:23: einzelnen Bauteilen haben. Möchte er einen Elektroplan,

00:06:28: E-Plan vielleicht aufgebaut haben, möchte er einen Prismatic-Plan

00:06:32: haben. Das spielen natürlich viele Themen zusammen, gerade auch wie

00:06:36: komplex ist nachher die Vorrichtung. Irgendwann komme ich nicht mehr darum

00:06:39: herum, wirklich auch Prismatic Pläne und Elektrik Pläne zu

00:06:43: erstellen. Aber das sind so Themen, die man auch noch mal abstecken

00:06:47: kann für den Bereich Engineering. Und wenn man

00:06:50: diese Themen so zusammengefahren hat, wie wir das jetzt

00:06:54: hier besprochen haben, wenn du das so weit auf dem Zettel hast,

00:06:57: dann hat man das gemeinsam besprochen, Man hat

00:07:01: eine verbindliche Grundlage gemeinsam

00:07:05: erarbeitet und kann damit dann loslaufen und sagen, okay jetzt

00:07:08: erstellen wir mal ein Konzept mit diesen Informationen, weil während

00:07:12: dieser Konzepterstellung werden bestimmt aus anderen Abteilungen,

00:07:16: wie beispielsweise der Konstruktion, nochmal wieder Rückfragen mit einlaufen.

00:07:21: Auf Kundenseite werden vielleicht auch weitere Mitarbeiter

00:07:24: irgendwo mit eingebunden in diesen Beschaffungsprozess und

00:07:28: so entstehen nochmal zwei, drei, vier, fünf, sechs Punkte bestimmt, die man

00:07:32: gemeinsam nochmal erarbeiten kann, die man gemeinsam nochmal zusammenfassen

00:07:35: kann. Gleichzeitig hat man ein erstes Konzept und alle haben eigentlich

00:07:39: ein Abbild dessen, was letztendlich dann entstehen

00:07:43: soll und was dann beim Kunden, also bei dir unterm

00:07:47: Strich auch irgendwann angeliefert wird.

00:07:51: Der Vorteil des Ganzen ist, wir haben dann eine breite

00:07:55: Basis auf einem soliden Fundament, worauf wir ein

00:07:59: komplettes Projekt aufbauen können und durchziehen

00:08:03: können. Wir brauchen dafür gegenseitiges Vertrauen,

00:08:06: wir brauchen dafür eine offene und ehrliche

00:08:10: Kommunikation zu jedem Zeitpunkt des Projekts

00:08:14: und wir brauchen letztendlich dafür auf beiden Seiten

00:08:18: eine gewisse Verbindlichkeit und eine Bereitschaft

00:08:22: sich auf dieses Thema so einzulassen. Und wenn man das

00:08:25: macht, dann hat man eine gute Grundlage auf der man

00:08:29: viele viele weitere Projekte gemeinsam angehen

00:08:33: kann. Andersherum ist

00:08:36: es so, dass man ganz ganz viel Zeit in Lastenhefte steckt,

00:08:40: die vielleicht auch potenzielle Lieferanten irgendwann abschrecken

00:08:44: und es gar nicht erst zu einer Zusammenarbeit kommt. Nun gibt

00:08:47: es bestimmt auch viele große Unternehmen, gerade OEMs,

00:08:51: die sehr sehr viel Zeit, einfach auch über Jahre, über

00:08:55: Jahrzehnte investiert haben, Lastenhefte, Pflichtenhefte

00:08:59: zusammen zu schreiben. Aber jeder, der im Vertrieb oder

00:09:02: in der Kalkulation unterwegs ist, der weiß einfach wie

00:09:06: viel Mühe es einfach auch bedarf diese

00:09:09: ganzen Themen zu lesen, sich zu erarbeiten und unterm Strich

00:09:13: kostet es auch alles Zeit und Geld und muss auch irgendwo

00:09:17: mit mit abgedeckt werden. Deshalb als Zusammenfassung

00:09:21: des heutigen Podcasts noch mal ganz deutlich gesagt, ich

00:09:25: bin der festen Überzeugung mit gegenseitigem Vertrauen, mit

00:09:29: Verbindlichkeit und der Bereitschaft zu einer offenen Kommunikation

00:09:34: ist weniger Lastenheft, deutlich mehr Lastenheft

00:09:37: für effiziente und schlanke Prozesse in

00:09:41: deiner Betriebsmittelbeschaffung. Das soll es für heute gewesen

00:09:45: sein. Wir sind fix und fertig. Ich freue mich aufs nächste Mal.

00:09:48: Bis dahin. Tschüss.

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